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Directeur(trice) du service administratif

Mallette S.E.N.C.R.L. - Lévis

C'est une position du type Temps-Plein à Québec, QC publiée le août 1, 2017.

Notre client est présentement à la recherche d’un(e) directeur/directrice du Service administratif. Leader politique et stratégique, cette organisation est la source de référence et l’interlocuteur incontournable en matière de questions municipales, et ce, en cohésion avec les intérêts de ses membres.

Responsabilités

Sous la responsabilité du directeur-général et dans le respect de la mission et des valeurs de l’organisation, la personne titulaire de ce poste planifie, organise, dirige, contrôle et supervise l’ensemble des opérations financières, comptables et fiscales. Elle dirige l’équipe qui est sous sa responsabilité. Elle a la responsabilité de fournir aux gestionnaires le soutien et les informations de gestion appropriées dans le but d’assurer l’efficacité, l’efficience et la qualité des services offerts aux membres ainsi que l’uniformisation des façons de faire. Elle agit à titre d’experte-conseil auprès des différents gestionnaires, de la direction générale et des administrateurs pour toute question touchant les ressources et pratiques financières et comptables. Le titulaire du poste aura comme principales responsabilités de :

  • Participer à l’atteinte de la mission de l’organisation et assurer la mise en œuvre de la planification opérationnelle des Services administratifs liée à la planification stratégique, déjà établie;
  • Coordonner et préparer le budget annuel ainsi que les prévisions budgétaires et en assurer le suivi;
  • Coordonner et préparer les états financiers mensuels et trimestriels;
  • Développer, mettre en place et appliquer la stratégie de placements de l’organisation;
  • Effectuer le suivi des liquidités de façon hebdomadaire et assurer la gestion des fonds disponibles ainsi que l’administration de ceux-ci conformément aux politiques en vigueur;Assurer la gestion des écarts, des prévisionnels et de l’encaisse;
  • Assurer et superviser la production des rapports budgétaires et financiers périodiques et de tous les rapports requis;
  • Assurer un suivi rigoureux des comptes recevables et payables;
  • Monter les dossiers de vérification selon les normes comptables;
  • Préparer le dossier d’audit annuel;
  • Collaborer à la définition des orientations de l’organisation avec la direction générale et en assurer le suivi;
  • Être responsable des éléments administratifs quant à la gestion des ententes avec les partenaires, clients et membres pour les activités de l’organisation; participer à la négociation, en assurer le suivi et superviser la production des rapports de ceux-ci;
  • Gérer la conformité entre les ententes, les soumissions et les paiements;
  • Coordonner et superviser les activités liées au service de la paie, aux assurances collectives et autres avantages offerts aux employés et aux membres, ainsi que la facturation aux partenaires avec lesquels l’organisation entretient des liens d’affaires pour l’achat ou la vente de produits et services;
  • Assurer le suivi continu des dépenses et des revenus de l’organisation, en faire rapport à la direction générale ainsi qu’aux administrateurs et mettre en œuvre les actions requises;
  • S’assurer de l’application et du respect de la politique d’octroi de contrats, d’appels d’offres et d’embauche de consultants;
  • Participer à la détermination des conditions de travail;
  • Identifier et mettre en œuvre les pratiques nécessaires à améliorer l’efficacité du travail dans son service;
  • Développer les politiques administratives afin d’optimiser la gestion et assurer une reddition de compte;
  • Appuyer les directeurs des différents services concernant les suivis budgétaires;
  • Effectuer l’analyse financière de divers projets en support aux autres départements;
  • Établir et maintenir des mesures de contrôle interne, monter des tableaux d’indices de performance appropriés pour la comptabilité, par activité;
  • Réaliser toutes autres tâches qui lui sont confiée.

  • Baccalauréat en comptabilité;
  • Titre comptable CPA-CA, CPA-CMA ou CPA-CGA;
  • Expérience professionnelle pertinente de 5 années et plus, de l’expérience dans un cabinet-comptable serait un atout;
  • Connaissance du monde municipal et de son cadre comptable (atout);
  • Connaissance et expérience des logiciels de comptabilité et leurs rapports. Elle doit aussi, après formation, assumer la maîtrise des outils de travail particuliers à l’organisation; à cet égard, la connaissance du logiciel CTRL est un atout;
  • Maîtrise des fonctions avancées du logiciel Excel;Aptitudes à diriger du personnel dans un contexte syndiqué et à travailler en équipe;
  • Capacité à communiquer et à expliquer des données et normes techniques;
  • Capacité de rédiger des rapports et autres textes reliés aux fonctions du poste.

Conditions de travail

        – Échelle de salaire : compétitive selon les normes du milieu;
        – Horaire de travail : 35 heures par semaine;
        – Avantages sociaux : RÉER collectif, assurance collective, fériés (13 +), jours de congé flexibles.


Qualités et compétences :

La personne titulaire de ce poste doit démontrer un bon sens de l’organisation, de la rigueur, un respect des échéanciers, une capacité de prendre des décisions et maintenir le cap sur la vision à moyen et à long terme que s’est donnée l’organisation. Elle doit également avoir une pensée organisée et structurée, un bon esprit d’analyse et de synthèse de même qu’une excellente capacité à travailler sous pression. L’organisation privilégie les compétences particulières suivantes pour ce poste : attitude positive, bonne humilité interpersonnelle, proactivité, sens des priorités, travail d’équipe, méthodologie, leadership et autonomie.

Ce poste vous intéresse ? Faites parvenir votre curriculum vitae par courriel à l’attention de Monsieur Maxime Lehouillier à recrutement@mallette.ca

Seules les personnes retenues pour entrevues seront contactées.

Le genre masculin est utilisé comme générique, dans le seul but de ne pas alourdir le texte.

Compétences requises

  • Niveau d'études: Universitaire
  • Années d'expériences: 3-5 années

Paquet

Salary: N/D