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Maples Group: Office Operations Manager – North America/Directeur Des Opérations De Bureau – Amérique Du Nord

Maples Group

C'est un Temps-Plein job à Montreal, QC publiée le avril 17, 2021.

Position: Office Operations Manager – North America Location: Montreal, Canada The Maples Group is a standard bearer in financial and legal services, trusted by many of the world’s largest hedge fund managers, private equity firms and international corporations.

Our distinction flows from our carefully curated team: 2,000+ professionals characterized by tenacity, ethics and exacting excellence.We hire smart and sharpen smarter, arming talent with best-in-class resources and skills.

With 18 locations across the Americas, Asia, Europe and the Middle East, our international presence offers a unique springboard for career development and cross-cultural immersion.

Our side-by-side financial and legal services are similarly ripe for interdisciplinary learning and growth.

The Maples Group looks to add Montreal, Canada-based Office Operations Manager to our team and invites eager and qualified candidates to apply.

We are committed to diversity, inclusion and equality of opportunity as we attract, retain and develop world-class talent.

Who We SeekOur merit-based culture suits professionals in pursuit of boundless careers and lives.Beyond their acumen, team members are collaborative and conscientious, bringing a healthy sense of drive and purpose to each interaction and to all aspects of their work.

About the RoleThe Office Operations Manager reports to the Senior Project Manager and is responsible for supervising and managing the Operations team to ensure the North American offices run efficiently and effectively.

Primary responsibilities include: liaise with department heads to determine ongoing office and space needs and manage accordingly; building maintenance – Managing the relationship with the Facilities provider to ensure that building facilities and plant equipment are maintained efficiently both through planned and reactive channels; management of third-party leases maintain lease database, monitor relevant milestones; renewal dates, break points etc.guide and direct their team and local contacts to ensure various tasks are performed.

They will use best business practices to improve efficiency by reducing operating costs and increasing productivity; manage day-to-day office operations, addressing details that affect maintenance of the physical premises and the health, safety and security of staff and visitors; responsible fordeveloping and supervising all team members, ensuring that they are current and updated on all changes to policies and procedures; work with the Global Operations Team across the Maples Group completing ad-hoc projects as required, including but not limited to project management of office renovations, expansions and moves with support of Global Operations team; monitoring the office operations budget and actual expenditure in collaboration with the local Finance Manager to ensure effective cost management and accurate and timely reporting; providing support to business continuity planning and execution via the maintenance of staff priority listings, sending emergency messages when required and execution of critical processes in response to an emergency.What You BringIn addition to indisputably high ethical standards and autonomy, the ideal candidate possesses the following: the successful candidate will be a university graduate; have at least 5years’ experience in office services management and facilities or a related role, as well as excellent IT; strong communications and organizational skills; Experience in managing/supervising a team is also required.Fluency in English and French would be beneficialBenefits & RewardsThe most enduring professional relationships are reciprocal relationships.The Maples Group prioritizes employee health and wellbeing.

Depending on your location, we offer a range of benefits, including:comprehensive health coverage (medical, dental and optical)competitive vacation packageseducational assistance and professional development programssavings or pension planlife insurancetravel insuranceglobal mental wellness programsports clubs and social eventsPoste: Directeur des opérations de bureau– Amérique du Nord Emplacement: Montréal, Canada Le Groupe Maples est un porte-étendard des services financiers et juridiques auquel font confiance de nombreux gestionnaires de fonds de couverture, sociétés de capital-investissement et entreprises internationales parmi les plus importants au monde.

Notre distinction est établie grâce à notre équipe soigneusement formée: plus de 2000professionnels qui font preuve de ténacité, d’éthique et d’excellence.Nous recrutons des personnes intelligentes et perfectionnons leurs talents en fournissant les meilleures ressources et en développant leurs compétences.Répartie dans 18emplacements en Amérique, en Asie, en Europe et au Moyen-Orient, notre présence internationale offre un tremplin unique pour le perfectionnement professionnel et l’immersion interculturelle.Nos services financiers et juridiques sont également favorables à l’apprentissage et à la croissance interdisciplinaires.Le Groupe Maples cherche un directeur des opérations de bureau situé à Montréal au Canada pour renforcer son équipe et invite les candidats enthousiastes et qualifiés à poser leur candidature.Nous nous engageons à favoriser la diversité, l’inclusion et l’égalité des chances en attirant, en maintenant en poste et en perfectionnant des talents de classe mondiale.

Candidats recherchésNotre culture axée sur le mérite convient aux professionnels en quête d’une carrière et d’une vie sans limites.En plus de leur expertise, les membres de l’équipe sont coopératifs et consciencieux.

Ils possèdent une grande motivation et se fixent des buts à atteindre, ce qui se reflète dans chaque interaction et tous les aspects de leur travail.

À propos du posteLe directeur des opérations de bureau relève du chef de projet principal et est responsable de superviser et de gérer l’équipe des opérations afin de garantir que les bureaux nord-américains fonctionnent de manière efficace et efficiente.

Les principales responsabilités du candidat retenu seront les suivantes:assurer la liaison avec les chefs de service pour déterminer les besoins courants en matière de bureaux et d’espace et les gérer en conséquence.

entretien des bâtiments– Gérer la relation avec le fournisseur d’installations pour s’assurer que les bâtiments et les équipements des usines sont entretenus de manière efficace par des moyens planifiés et réactifs.gestion des baux de tiers– Mettre à jour la base de données des baux, suivre les étapes importantes; dates de renouvellement, points de rupture, etc.guider et orienter son équipe et les personnes-ressources locales pour assurer l’exécution des différentes tâches.

Ils utiliseront les meilleures pratiques commerciales pour améliorer l’efficacité en réduisant les coûts d’exploitation et en augmentant la productivité.

gérer les opérations quotidiennes de bureau, en s’occupant des détails qui affectent l’entretien des locaux physiques et la santé, la sûreté et la sécurité du personnel et des visiteurs.

assumer la responsabilité du développement et de la supervision de tous les membres de l’équipe, en veillant à ce qu’ils soient au courant de tous les changements apportés aux politiques et aux procédures.

travailler avec l’équipe des opérations mondiales dans l’ensemble du Groupe Maples pour mener à bien des projets ad hoc selon les besoins, y compris, mais sans s’y limiter, la gestion des projets de rénovation, d’agrandissement et de déménagement de bureaux avec le soutien de l’équipe des opérations mondiales.

suivre le budget des opérations de bureau et les dépenses réelles en collaboration avec le directeur des finances local afin de garantir une gestion efficace des coûts et l’établissement de rapports précis et opportuns.fournir un soutien à la planification et à l’exécution de la continuité des activités en tenant à jour les listes de priorités du personnel, en envoyant des messages d’urgence si nécessaire et en exécutant les processus critiques en réponse à une urgence.Votre contributionEn plus d’une autonomie et de normes en matière d’éthique incontestablement élevées, le candidat idéal possédera les caractéristiques suivantes: le candidat retenu détiendra un diplôme universitaire; a au moins 5ansd’expérience dans la gestion des services de bureau et des installations ou un rôle connexe, ainsi que d’excellentes connaissances informatiques; possède de solides compétences en matière de communication et d’organisation; une expérience de la gestion/supervision d’une équipe est également requise.la maîtrise de l’anglais et du français constitue un atout.Avantages sociaux et récompensesLes relations professionnelles les plus durables sont les relations réciproques.Le Groupe Maples accorde la priorité à la santé et au bien-être des employés.

Selon votre lieu de résidence, nous vous offrons une gamme d’avantages sociaux, notamment: une protection complète en matière de santé (soins médicaux, soins dentaires et soins de la vue); des offres de vacances compétitives; des programmes d’aide à l’éducation et de perfectionnement professionnel; un régime de retraite ou d’épargne; une assurance vie; une assurance voyage; un programme global de bien-être mental; des clubs sportifs et des activités sociales.